Psst! Gdzie się tak spieszysz? Zwolnij!
techniki zarządzania czasem
Fot. Lukas Blazek. Unsplash.com

Poznaj najważniejsze techniki zarządzania czasem.

Ciągle brakuje Ci czasu? Nie martw się! Na szczęście istnieje wiele technik zarządzania czasem, które mogą pomóc w efektywnym planowaniu, organizowaniu zadań i zwiększaniu produktywności. Wykorzystując którąś z nich w końcu poczujesz, że odzyskujesz kontrolę. Oto te mniej i bardziej popularne techniki zarządzania czasem.

Technika zarządzania czasem Pomodoro

Technika ta została opracowana w latach 80-tych przez włoskiego programistę Francesco Cirillo. Pomidorowa nazwa wzięła się od kuchennego zegara w kształcie pomidora, który Cirillo używał do mierzenia czasu.

Na czym polega technika Pomodoro?

Wybierz zadanie do wykonania i ustaw zegar lub minutnik na 25 minutowy interwał „Pomodoro”. W tym czasie musisz skoncentrować się tylko na tym zadaniu, które wybrałeś. Nie pozwól aby coś Cię zdekoncentrowało. Gdy minie 25 minut zrób sobie krótką przerwę (5 minut). To jest tak zwana „pauza Pomodoro”. Gdy wykonasz 4 cykle zrób sobie dłuższą przerwę (15-30 minut).

Technika zarządzania czasem Pomodoro w głównej mierze ma pomóc utrzymać skupienie na jednym zadaniu odrzucając wielozadaniowość i zapobiega wypaleniu w trakcie dnia.

Zasada Pareto 80/20

Zasada Pareto 80/20 to opis zjawiska, które polega na nierównomierności w wynikach działalności. Została nazwana na cześć włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto, który zauważył, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłku. Dzieje się to na wielu płaszczyznach naszego życia. Przykładowo:

  • 80% zasobów na świecie posiada 20% populacji,
  • 80% zysku przynosi firmie 20% klientów,
  • 80% produktywności może pochodzić z 20% zadań, które wykonujesz,
  • 80% sukcesu firmy może pochodzić z 20% pracowników w niej zatrudnionych

Jak wykorzystać zasadę 80/20 w zarządzaniu czasem?

W kontekście zarządzania czasem, zasada 80/20 oznacza, że około 80% efektywności i wyników w pracy osiągniesz, skupiając się na najważniejszych 20% zadań lub aktywnościach. W praktyce oznacza to, że powinieneś skupiać się na tych działaniach, które mają największy wpływ na osiągnięcie Twoich celów.

Warto zauważyć, że zasada 80/20 nie jest ścisłym podziałem. Może to być 90/10, 70/30, czy nawet 99/1, w zależności od konkretnego przypadku. Kluczem jest jednak skupienie się na tych niewielu działaniach, które przynoszą największe rezultaty.

Jak efektywnie zarządzać czasem
Fot. Abdul A. Unsplash.com

Technika niezbędna w zarządzaniu czasem „zjedz tę żabę”

Technika „Zjedz tę żabę” jest metaforą odnoszącą się do podejścia do zadań lub problemów, które są trudne, nieprzyjemne lub wymagające wiele wysiłku. Metafora „zjedz tę żabę” pojawiła się w książce Briana Tracy’ego,”Eat That Frog!”. Autor zachęca w niej do wykonania najtrudniejszych zadań jako pierwszych każdego dnia.

Porównał to do sytuacji, w której zastanawiamy się, co zrobilibyśmy, gdybyśmy mieli zjeść żabę każdego ranka. Z pewnością nie byłoby to przyjemne doświadczenie, ale jeśli trzeba to zrobić, lepiej to zrobić jak najszybciej i mieć to za sobą.

Na czym dokładnie polega technika zarządzania czasem „zjedz tę żabę”?

Zamiast odkładać trudne zadania na później, lepiej jest jak najszybciej je wykonać. W ten sposób unikamy odkładania trudnych zadań, co może prowadzić do długotrwałego stresu i utraty motywacji.

Matryca Eisenhowera w technice zarządzania czasem

Ta metoda opiera się na podziale zadań na cztery kategorie: pilne i ważne, pilne, ale nieważne, ważne, ale niepilne oraz niepilne i nieważne. Pozwala to priorytetyzować zadania i skupiać się na tych, które są zarówno ważne, jak i pilne.

Z czego składa się matryca Eisenhowera?

Matryca składa się z czterech kwadrantów. Te zaś są podzielone na osie: Ważne i Nie Ważne oraz Pilne i Nie Pilne.

Kwadrant Ważne i Pilne – Zadania w tym kwadrancie są zarówno ważne, jak i pilne, czyli mają natychmiastowy wpływ na osiągnięcie celów i wymagają natychmiastowej uwagi. Są to zwykle nagłe problemy, nagłe terminy, kryzysy, itp. Te zadania trzeba rozwiązać jak najszybciej.

Kwadrant Ważne, ale Nie Pilne – Zadania w tym kwadrancie są ważne dla osiągnięcia celów, ale nie wymagają natychmiastowej uwagi. Są to zadania, które można zaplanować i wykonać w odpowiednim czasie. Skupienie się na tych zadaniach pomoże unikać ich przesunięcia do kwadrantu pierwszego.

Kwadrant Nie Ważne, ale Pilne – Zadania w tym kwadrancie są pilne, ale nie są istotne dla osiągnięcia długoterminowych celów. Są to często zadania, które są skutkiem innych działań, niekoniecznie ważnych. Warto unikać angażowania się w nie, gdyż mogą one odciągnąć nas od bardziej kluczowych zadań.

Kwadrant Nie Ważne i Nie Pilne – Zadania w tym kwadrancie nie są ani ważne, ani pilne. Obejmują to rozrywkę, zbędne aktywności, rozproszenia, itp. Trzeba unikać angażowania się w te zadania, ponieważ nie przynoszą wartości ani długoterminowych korzyści.

Celem Matrycy Eisenhowera jest skupienie się na zadaniach z kwadrantu drugiego, czyli na zadaniach ważnych, ale nie pilnych, ponieważ to one najbardziej przyczyniają się do osiągania długoterminowych celów i zwiększają produktywność.

Jak wstawać wcześnie? Są na to sprawdzone sposoby.
Fot. Laura Chouette, unsplash.com

Zasada 2 minut w zarządzaniu czasem

Zasada 2 minut w zarządzaniu czasem jest podejściem, które zachęca do natychmiastowego podjęcia działań, które można wykonać w ciągu 2 minut. W praktyce oznacza to, że jeśli masz przed sobą zadanie lub sprawę, której możesz załatwić w ciągu 2 minut , nie odkładaj tego na później.

Przykłady zastosowania tej metody zarządzania czasem w praktyce

  • odpisz na krótkie wiadomość e-mail natychmiast
  • umów się na wizytę u lekarza od razu. Nie czekaj z telefonem do jutra
  • jeśli masz wstawić pranie nie odkładaj tego na później.

W tej technice chodzi o to aby uniknąć nagromadzenia drobnych zadań, które zajmują mało czasu. Jednak gdy ich ilość rośnie mogą stać się problemem i utrudniać skupienie się na priorytetowych zadaniach.

Metoda GTD zwiększająca produktywność

Metoda Getting Things Done (GTD) została opracowana przez Davida Allena i jest popularnym systemem zarządzania czasem i organizacji osobistej. GTD pomaga zorganizować zadania, myśli i projekty, aby zwiększyć produktywność, zmniejszyć stres i poprawić skupienie.

Z jakich etapów składa się technika zarządzania czasem GTD

Gromadzenie: Pomyśl o wszystkich zadaniach, pomysłach i obowiązkach. Zapisz w jednym miejscu wszystko co masz do wykonania.

Analiza: Przejrzyj swoje notatki i określ, które są ważne do zrobienia. Podziel je na takie, które musisz zrobić, możesz odłożyć na później, możesz zlecić wykonanie jej innej osobie.

Organizacja: Zadania, które musisz wykonać zgrupuj według miejsca, w którym możesz je wykonać lub zasobów które będziesz potrzebować do ich wykonania.

Przegląd: Regularnie przeglądaj swoje listy i oceniaj zadania pod kątem ich ważności i pilności. Zdecyduj, które zadania są najważniejsze i które można wykonać w krótszym czasie.

Realizacja: Kiedy masz czas i odpowiednie zasoby do wykonania konkretnego zadania, wybieraj je z odpowiedniego kontekstu i podejmuj działanie.

Podsumowanie

Powyższe techniki zarządzania czasem mogą skutecznie zwiększyć Twoją produktywność. Wybierz techniki, które najlepiej pasują do Twojego stylu pracy i poziomu organizacji, aby efektywnie zarządzać czasem i osiągać swoje cele.

Pamiętaj, że zarządzanie czasem to indywidualne wyzwanie więc nie każda technika może się sprawdzić. Testuj, próbuj, weryfikuj. Powodzenia w zarządzaniu Twoim najważniejszym zasobem – czasem!


REKLAMA

Czytniki e-book - porównaj na Ceneo

Zeen is a next generation WordPress theme. It’s powerful, beautifully designed and comes with everything you need to engage your visitors and increase conversions.